یکی از موضوعات چالش برانگیز فراروی شرکتها و سازمانها، مدیریت اضافه کاری است. در این خصوص، سئوالات مختلفی از سوی متولیان امر پرسیده می شود؛ سئوالاتی که گاه درست اند و گاه اشتباه. برخی از این سئوالات عبارتند از: میزان منطقی اضافه کاری چقدر است؟ سقف اضافه کاری چقدر باید باشد؟ اضافه کاری بر چه اساس و مبنایی باید تعلق گیرد؟ و .. بسیاری از این سئوالات ناشی از آن است که از فلسفه و منطق اصلی اضافه کاری فاصله گرفته ایم. فلسفه اصلی اضافه کاری این است که اگر کارمندی بنا به دلایل موجه در ساعات معمول کاری، نتواست از عهده انجام امور و وظایف برآید آنگاه می تواند در یک فرایند توافقی با مافوق، برای اتمام کارهای بر زمین مانده، ساعاتی را در محل کار، خارج از زمان اداری، حضور داشته باشد و به انجام امور بپردازد. لذا، وقتی صحبت از اضافه کاری به میان می آید بدان معنی است که فرد واقعا" مبادرت به انجام کار کرده است؛ نه آنکه صرفا" چند ساعت اضافه کاری برای وی رد شود بدون آنکه اضافه کار واقعی در میان باشد. آنچه ضروری است تغییر نگاه نسبت به موضوع اضافه کاری است. نکات ذیل می تواند به این تغییر نگاه کمک شایانی نماید.
1- اضافه کاری ابزار تشویق یا تنبیه نیست. برخی مدیران به اشتباه از اضافه کاری بعنوان ابزاری برای برانگیختن یا تنبیه بهره می برند. اگر از فردی یا بهتر بگویم اگر از عملکرد فردی خوششان بیاید معمولا" جهت قدردانی از وی، چند ساعت اضافه کاری برای وی رد می کنند و اگر فردی، مغضوب آنها واقع شود، اضافه کاری وی را قطع می نمایند یا حتی ساعات اضافه کاری واقعی وی را تایید نمی کنند.
2- اضافه کاری عرصه قدرت نمایی مدیران نیست، آوردگاه تدبیر است. تشخیص ضرورت اضافه کاری یکی از نشانه های هر چند کوچک توان و عیار مدیریت است. استفاده از اضافه کاری به عنوان چماقی جهت رام کردن و مطیع ساختن زیردستان عین بی تدبیری است.
3- اضافه کار، ابزار ترمیم حقوق و دستمزد نیست. با توجه به مشکلات اقتصادی و معیشتی حاکم بر جامعه، به کرات مشاهده می شود برخی از مدیران از تخصیص اضافه کاری واقعی یا صرفا" رد کردن چند ساعت اضافه کاری، بدون آنکه فرد عملا" مبادرت به انجام اضافه کاری کرده باشد؛ بعنوان "کمک معیشت" بهره می گیرند. هرچند ممکن است این امر در کوتاه مدت، کمک حال کارمند در تامین مخارج و هزینه های زندگی شود اما استمرار این رویه(خصوصا" اگر فرد بدون انجام اضافه کاری واقعی، اضافه کار دریافت نماید.) آنرا تبدیل به "حق" برای کارمند کرده و قطع یا کاهش آن در آینده، عوارض جبران ناپذیری را برای سازمان ببار می آورد.
4- اضافه کاری ابزار حمایت از کارکنان دارای مشکلات خاص نیست. گاه مشاهده می شود فرضا" مدیر برای کمک به کارمندی که دارای فرزند معلول است یا همسر وی مبتلا به بیماری صعب العلاج است مقداری اضافه کاری برای وی درنظر می گیرد. این اقدام نیز همان عوارضی را به ارمغان خواهد آورد که در بند قبلی مختصرا" بدان اشاره شد. اینگونه کمک ها که قابل تقدیر نیز هست بهتر است در سرفصل خاص خود و از محل بودجه تعیین شده برای اینگونه امور انسان دوستانه انجام پذیرد.
5- برخی از مدیران جهت نجات خود از گرداب تخصیص اضافه کاری و اعتراضات بعدی، به تعیین "سرانه اضافه کاری" روی می آورند و با فرض رفتار عادلانه، بطور مساوی برای کلیه پرسنل یک ساعت اضافه کاری مشخص در نظر می گیرند. در این روش، چه فردی عملا" اقدام به اضافه کاری بنماید یا نه، سهم خود از بودجه اضافه کاری را دریافت می نماید. نتیجه غایی این رویکرد، صرفا" تشدید احساس بی عدالتی در سازمان است.
6- اضافه کاری امتیازی برای پست های مدیریتی نیست. ما حتی تا بدانجا پیش رفته ایم که از پرداخت مثلا" 100 ساعت اضافه کاری ثابت ماهانه بعنوان یکی از امتیازات پست های مدیریتی(در کنار عواملی چون ماشین، منشی، مسکن، وام و ...) یاد می کنیم. در واقع، در نظر ما به اشتباه اضافه کاری یکی از مولفه های گاه اساسی جبران خدمات است.
7- با توجه به روند کاهشی بهره وری نیروی انسانی در طول ساعات کاری روزانه، تخصیص بیش از 2 یا حداکثر 3 ساعت اضافه کاری روزانه به فرد چندان منطقی به نظر نمی رسد. کارمند روز کاری خود را با انرژی حداکثری جسمی و ذهنی آغاز می نماید. اما بتدریج میزان بهره وری وی افت می کند. در ساعات پایانی روز دیگر با افت ملایم بهره وری مواجه نیستیم بلکه با سقوط و کاهش شدید آن روبرو هستیم. در صورتیکه میزان اضافه کاری واقعی و مورد انتظار از یک فرد بیش از 4 ساعت در روز باشد(کلیه روزهای کاری)، بهتر و به صرفه تر آن است که فرد جدیدی به استخدام درآید؛ مگر آنکه بتوان اضافه کاری موجود را بین چند نفر از کارکنان موجود تقسیم کرد.
8- راه علمی و منطقی برای پی بردن به پاسخ این سئوال که: "چند ساعت اضافه کاری در سازمان/ شرکت منطقی است؟"، انجام "کارسنجی و زمان سنجی" برای یکایک مشاغل موجود است. بر این اساس مشخص خواهد شد که آیا بین حجم کاری فرد و زمان مفید کاری وی، تناسب برقرار هست یا نه؟ مشخص خواهد شد چه کسانی از حجم بالای کار رنج می برند و چه کسانی کار کافی برای انجام ندارند....
9- راه عملی "مدیریت اضافه کاری" در سازمان، ورود جدی اما گام به گام و آرام مدیریت ارشد و میانی به موضوع اضافه کاری است. باید از ساعات اضافه کاری بالاتر شروع کرد و هم از متصدی شغل و هم از مافوق مربوطه، از دلایل و ضرورت های این مقدار اضافه کاری پرسید. نهادینه شدن پرسشگری درباره اضافه کاری بتدریج از بار هزینه های سازمان در این حوزه خواهد کاست.
10- می توان بخش زیادی از بودجه درنظر گرفته شده برای اضافه کاری را به بودجه انگیزشی منتقل کرد و در آنجا با بهره گیری از روش های پرداخت مبتنی بر عملکرد، بهره برداری بهتری از هزینه انجام شده بعمل آورد.
11- بیاد داشته باشیم بر خلاف تصور رایج، وجود اضافه کاری در یک واحد سازمانی فی نفسه چیز خوب و امر پسندیده ای نیست و می تواند حاکی از ضعف مدیریت، کمبود نیرو، تقسیم نامناسب کار و ... باشد.