به تعویق انداختن انجام کار بدون عذر و دلیل موجّه را اهمال کاری گویند. اهمال کاری یکی از عادات مخرب است که به مرور زمان در فرد شکل گرفته و در رفتار وی نهادینه می گردد. در واقع، اهمال کاری و طفره رفتن از انجام کار، امری است بیشتر اکتسابی نه ذاتی. در این نوشتار سعی شده است به مهمترین دلایل شکل گیری اهمال کاری در افراد، با تاکید ویژه بر نقش مافوق(سرپرست، رئیس، مدیر، ...) در شکل گیری اهمال کاری، اشاره شود و پیرامون هر عامل، توضیحات مختصری ارائه شود.
1- ترس از انجام کار(ترس از موفقیت): در این حالت، فرد انجام کار را به تعویق می اندازد تا ملزم به انجام کارهای بعدی نشود(الف را نمی گوید تا ملزم به گفتن ب، پ، ت.... نشود). برخی مدیران از روی عادت، انجام کارها را به کسانی می سپارند که کارهای واگذار شده قبلی را تمام و کمال انجام داده باشند. در این میان، گروهی از کارکنان فرصت طلب از این عادت مدیر سوءاستفاده کرده و هیچگاه وظایف محوله را دقیق و بموقع انجام نمی دهند و بدین ترتیب، در لیست کارکنان زحمت کش مدیر قرار نمی گیرند. نتیجه رفتار این گروه از مدیران چیزی جز توزیع ناعادلانه کار بین کارکنان نیست؛ کارکنان سخت کوش بخش اعظم انجام کار را بر عهده دارند و در مقابل، کارکنان فرصت طلب به انجام حداقل ها اکتفا می کنند. در اینگونه محیط های کاری قانون ۸۰-۲۰ کاملاً حکمفرماست: ۸۰ درصد کار سهم اقلیت سخت کوش-۲۰ درصد سهم اکثریت فرصت طلب!
کارکنان سخت کوش معمولاً در شغل فعلی خود متوقف نگه داشته می شوند، زیرا آنها عصای دست مدیرند و جابجایی یا ارتقاء آنها مساویست با توقف کار!؛ با درخواست مرخصی آنان معمولاً موافقت نمی شود و بیشترین مرخصی استحقاقی سوخت شده متعلق به آنهاست، کارهای عقب افتاده و زخمی آنها به مرور افزایش می یابد و از این بابت، بتدریج در معرض سرزنش مافوق قرار می گیرند و ....
در مقابل، فرصت طلبان شرایطی کاملاً متفاوت دارند؛ چون کار زیادی انجام نمی دهند لذا اشتباهات کاری زیادی هم ندارند؛ بیشتر وقت خود را صرف لابی گری و شناسایی فرصت های بهتر شغلی می نمایند، به راحتی به مرخصی می روند و بدون هیچ مشکلی، با جابجایی یا ارتقاء آنها موافقت می شود. در این گونه محیط های کاری، افراد بتدریج یاد می گیرند که رمز موفقیت در تلاش حداقلی است نه تلاش حداکثری؛ لذا روی به اهمال کاری می آورند.
سرمنشاء همه عوارضی که به اختصار توضیح داده شد قصور مدیر در توزیع عادلانه کار بین زیردستان و توجیه رفتار فرصت طلبان با عباراتی نظیر: "توانمندی وی در همین حد است و از او انتظار بیشتری نمی رود" است.
2- ترس از شکست: در این حالت، کارمند از ترس اینکه مبادا از پسِ از انجام موفقیت آمیز کار بر نیاید و به نتیجه لازم دست پیدا نکند، در شروع کردن کار تعلل می ورزد.
ذهن کارمند مدام درگیر سبک و سنگینکردن این عبارت است: "اگر کار را انجام ندم صرفاً بدین خاطر توبیخ می شوم؛ اما اگر اقدام به انجام کار کردم و به نتیجه لازم دست نیافتم متهم می شوم به بی عرضگی!" مرور فرایند و شیوه انجام کار با کارمند و رفع ابهامات وی راه حل رفع این عامل اهمال کاری است.
3- تعیین اهداف خیلی بزرگ - خیلی کوچک: اگر اهداف خیلی بزرگ وضع گردند بگونه ای که کارمند در ارزیابی ذهنی اولیه، آنرا دست نایافتنی قلمداد نماید؛ یا اینکه اهداف خیلی کوچک در نظر گرفته شوند بگونه ای که کارمند پرداختن به آنها را در شان خود نداند یا دستیابی به آنها را مستلزم صرف تلاش زیاد ارزیابی نکند؛ در هر دو حالت، نتیجه چیزی جز اهمال کاری نخواهد بود. راه حل در وضع اهداف چالشی است: اهداف که نه سهل الوصول به نظر آیند نه دست نایافتنی.
4- ترس از مصادره عملکرد توسط مافوق: در این حالت کارمند نگران این است که مافوق نتیجه تلاش های وی را بطور تمام و کمال بنام خود تمام نماید و نامی از وی به میان نیاورد. لذا در انجام کار تعلل می ورزد. در واقع، کارمند معتقد است که آب به آسیاب مدیر ریخته و تلاشهای وی صرفاً صرف مستحکم سازی جایگاه مدیر می گردد و نفعی برای وی در پی ندارد .برخی از مدیران حسب عادت عملکرد مثبت زیردستان را به درایت خود و عملکرد ضعیف زیردستان را به ناتوانی آنها نسبت می دهند. راه حل نیز کاملاً مشخص است: موفقیت های حاصل از عملکرد زیردستان باید در همه سطوح بنام خود ایشان معرفی گردد و "سرقت موفقیت" از سوی کسی صورت نپذیرد.
5- تصور رسیدن ناجی: در این حالت کارمند با تفکر "از این ستون تا آن ستون فرج است" دست و پنجه نرم می کند و کار را به تعویق می اندازد تا شاید کسی از راه برسد و آنرا انجام دهد. برخی از مدیران هنگام مشاهده تاخیر در انجام کار، یا خود راساً آستین بالا زده و برای انجام کار اقدام می کنند یا اینکه فرد دیگری را مامور انجام کار می کنند. نتیجه هر دو حالت چیزی جز عادت دادن افراد به اهمال کاری نیست.
6- به تعویق انداختن با هدف فراموش شدن کار. گاه کارمند آگاهانه انجام کار را به تعویق می اندازد تا اصل کار فراموش شود. این اتفاق زمانی رخ می دهد که مدیر، هر لحظه کار جدیدی را تعریف کرده و پیگیر سرنوشت تکالیف تعیین شده قبلی نمی شود.
7- ترس از متهم شدن به جدی نگرفتن کار: گاهی کارمند قادر هست که کار را سریع و بموقع تحویل دهد اما یک نگرانی عمده وی را رنجمی دهد و آن این است که اگر کار را سریع تحویل مافوق دهد مافوق وی را به کم دقتی، ماست مالی و انجام سَرسَری کار متهم نماید. لذا، کار را بعد از انجام، مدتی پیش خود نگه داشته و پس از گذشت چند روز، آنرا تحویل مدیر می دهد. درحالیکه، طولانی شدن انجام کار الزاماً به معنی افزایش دقت و افزایش کیفیت کار نیست.
8- شفاف نبودن نتیجه عملکرد و پاداش برای کارمند: انجام هر کاری که از فرد خواسته می شود در وهله اول باید منافع وی در قبال انجام آن کار بطور شفاف تعریف گردد. در غیر اینصورت، تعلل کارمند در انجام کار امری اجتناب ناپذیر خواهد بود.
9- تجربه هیجان ناشی از قرار گرفتن در تنگنای زمان: برخی افراد کار را آنقدر به تاخیر می اندازند تا عرصه بر آنها تنگ شود و بدین ترتیب، به هیجان ناشی از فشار زمان دست یابند. ترشح برخی هورمونها مثل آدرنالین در بدن در فشارهای زمانی، منجر به تجربه هیجان توسط این افراد می شود. این افراد عاشق و معتاد اینگونه هیجانات اند و راه دستیابی به اینگونه هیجانات را در به تاخیر انداختن امور یافته اند.
10- مهم جلوه دادن کار: کارمند مدت زمان انجام کار را طولانی می کند تا خود و کار را مهم جلوه دهد و حجم کار محوله را زیاد. راه حل در تعیین چارچوب زمانی برای هر یک از کارهای ارجاعی به کارکنان است؛ کار X باید در مدت زمان T به انجام برسد.
11- انتقام از مافوق: گاه کارمند با هدف تخریب مافوق و انتقام گیری از وی در انجام کار تعلّل می ورزد. گاه نیز کارمند با هدف به چالش کشیدن قدرت مدیر و مقاومت در برابر وی، در انجام وظایف تعلّل به خرج می دهد. در این حالت، راه حل در قاطعیّت و پرهیز از هرگونه مماشات با فرد اهمال کار است. لازم است مدیر طی جلسه ای خصوصی، نیّت فرد از اهمال کاری را صراحتاً به وی گوشزد کرده و با وی اتمام حجت نماید.
12- موجّه و لازم ندانستن کار. گاهی ضرورت و چرایی انجام کار بدرستی از سوی مافوق برای زیردست تبیین و تعریف نمی گردد. لذا، زیردست کار ارجاعی را مهم تلقی نکرده و حتی گاهی آنرا، سرِکاری تلقی می نماید با این تحلیل که مدیر صرفا" قصد سرگرم کردن وی به کاری را داشته یا اینکه مدیر او را فرستاده دنبال نخود سیاه و خواسته از سرِ خود کوتاه نماید.
13- ترس از برملاشدن ضعف ها و کاستی ها. گاهی کارمند از مهارت و تخصص کافی برای انجام کار برخوردار نیست اما از اعلام آن طفره می رود. لذا، آگاهانه دست به انجام کاری نمی زند تا بدین ترتیب، ناتوانی های مهارتی و دانشی وی برملا نشود.
14- دوست نداشتن کار(کارهای ناخوشایند). بطور معمول، انسانها از کارهایی که از انجام آنها لذّت نمی برند طفره می روند و آنها را تا حد امکان به تعویق می اندازند. راه حل را آقای برایان تریسی در کتاب قورباغه را قورت بده اعلام کرده است: کارهای ناخوشایند را ابتدا انجام دهید بعد برید سراغ کارهای دیگر.
15- ترس از شنیدن اخبار بد. یکی از دلایلی که برخی از افراد رغبتی به انجام چک آپ های دوره ای ندارند همین موضوع است. می ترسند که مبادا در نتیجه انجام چکاپ پزشکی، ابتلاء آنها به یک بیماری خطرناک کشف گردد و گرفتار درمان و ... شوند. در محیط کار نیز گاه این قضیه به انحاء مختلف خود را آشکار می سازد. مثلا" کارمند از پیگیری نتیجه یک گزارش از مدیر امتناع می کند تا مبادا خبرهای ناخوشایندی از مدیر بشنود.
16 – کش دادن کار به منظور پر کردن اوقات اداری. گاهی کارمند کارِ زیادی برای انجام ندارد. لذا، انجام همان اندک کارهای موجود را آنقدر به درازا می کشاند تا اوقات کاری وی پر نشان داده شود.
17- ایده آل گرایی افراطی. تلاش در جهت انجام بدون عیب و نقص کار، یکی از دلایل اساسی اهمال گرایی محسوب می شود. در این حالت، فرد اهمال کار مدعی است زمانی کار را شروع خواهد کرد که آنرا به نحو احسن، به بهترین حالت ممکن و بدون هرگونه عیب و نقص به انجام برساند. مشکل از آنجا شروع می شود که هیچ وقت این زمان فرا نمی رسد و فرد اهمال کار، مدام وعده فردا را می دهد.
18- عدم تناسب بین ماهیت کار و نوع شخصیت فرد. معمولا" سپردن آندسته از اموری که دیربازده بوده و نتایج آنها در بلندمدت حاصل می گردد به افراد دارای تیپ شخصیتی A، بتدریج از آنها افرادی اهمال کار می سازد. یکی از ویژگی های شخصیتی افراد نوع A، کوتاه مدت نگری است؛ بدین معنا که مایلند نتیجه کار و تلاش های خود را در کمترین زمان ممکن مشاهده نمایند. آنها حوصله تحمل زمان های طولانی برای دستیابی به نتایج دلخواه را ندارند. لذا، اگر کارهایی به آنها واگذار گردد که نتیجه آن مستلزم گذشت زمان باشد این افراد بزودی انگیزه خود را از دست می دهند و به اهمال کاری روی می آورند.
19- قرار گرفتن در تیم های کاری ناکارآمد. یکی از عارضه های قابل وقوع در آندسته از تیم های کاری که در آنها، ساختار وظایف بخوبی تعریف نشده و تقسیم کار مشخصی بین افراد انجام نگرفته است، اهمال کاری است. در اینگونه تیم ها، تمام سعی فرد این است که به انحاء مختلف، از انجام کار، شانه خالی کرده و کار خود را بر دوش دیگران بیندازد.
20- فرهنگ سازمانی ناکارآمد. در برخی از سازمانها افراد پرتلاش و ساعی به انحاء مختلف مورد تهدید و تمسخر قرار گرفته و با القابی سخیف، مورد عنایت همکاران خود قرار می گیرند. در این سازمانها، سعی و تلاش نشانه سادگی فرد و فرار از انجام کار به هر شکل ممکن، نشانه زرنگی وی قلمداد می گردد. لذا، در اینگونه فرهنگ های سازمانی معیوب و مسموم، افراد ساعی بتدریج و بر اثر فشارهای اجتماعی و روانی وارد بر آنها، تبدیل به افرادی ناکارآمد و اهمال کار می شوند.
21- قرار گرفتن در کنار افراد اهمال کار. اهمال کاری عارضه ای قابل انتقال و خاصیتی واگیر دارد. لذا، قرار گرفتن یک فرد سالم در کنار فرد اهمال کار، بتدریج از وی یک اهمال کار حرفه ای می سازد.
22- نهایتا" اینکه، افراد فاقد هدف و اولویت مستعد ابتلاء به اهمال کاری هستند.
مطلب فوق در آدرس ذیل نیز منتشر شده است.